Optimisez le traitement de vos factures fournisseurs

M. Paul recevait beaucoup de factures. La plupart d’entre elles étant encore au format papier. Certaines arrivaient par courrier, d’autres étaient glissées à l’intérieur de colis.

Il fallait du temps pour traiter tout cela, et lorsque M. Paul transmettait des factures à certains de ses collaborateurs pour validation...ou lorsque le fournisseur appelait pour savoir où en était le paiement de sa facture, il arrivait qu’on ne les retrouve plus du tout...jamais...

Un jour, M. Paul a adopté le service e-factures.

Désormais, ce service lui permet de recevoir toutes ses factures électroniques par e-mail : ses fournisseurs lui adressent leurs factures de la même manière qu’avant, c’est-à-dire au format papier ou autre.

Ces factures sont soit numérisées par les équipes de M. Paul directement sur leur poste de travail, soit dirigées vers un centre de numérisation (intégré au service e-factures) où elles sont scannées et vidéo-codées. Quant à celles qui arrivent par voie électronique, elles sont automatiquement intégrées dans e-factures, avec – si besoin – reconnaissance de caractères et vidéo-codage.

Quel que soit le créancier de M. Paul, émetteur de la facture (fournisseur, artisan, prestataire…) et quel que soit le canal électronique utilisé (SEPAmail, EDI, portail Épithète, ou autres portails « d’e-invoicing-facture électronique »), les factures qui sont adressées à M. Paul sont intégrées dans e-factures.

Sur son tableau de bord e-factures, M. Paul accède aux factures au fur et à mesure qu’elles arrivent. Il peut les valider et ainsi, ultérieurement les mettre en paiement. Chacun de ses collaborateurs peut consulter le tableau de bord qui restitue les alertes, selon son habilitation, ses droits à faire. Il peut accéder sur chacune des factures sur lesquelles il doit intervenir, à chacune des étapes de son avancement.

Il faut noter que pour les grandes entreprises, les ETI, les PME–PMI qui le souhaitent, les factures sont automatiquement intégrées dans l’ERP de l’entreprise. Mais revenons à M. Paul. Lorsque la facture est mise en paiement, son fournisseur reçoit un avis de paiement.

À tout moment, le fournisseur peut accéder via son identifiant de connexion au portail Épithète, au même dossier de facture. Information et document que M. Paul a décidé de partager dans l’espace collaboratif. Le fournisseur peut ainsi s’assurer que sa facture a été bien reçue, savoir si l’accord de paiement a été donné, si l’instruction de paiement a été initiée. Cela facilite la compréhension mutuelle et le dialogue.

Et s’il y a litige, e-factures permet la constitution d’un dossier, auquel il est possible de joindre des photos, des documents pour faciliter le traitement amiable du litige.

Quant à M. Albert, l’expert-comptable de la société Paul & Cie, abonné à e-factures, il peut accéder aux factures de son client en vue de préparer leur comptabilisation via le moniteur d’écritures de e-factures.

C’est tout simple : selon les cas, M. Albert ou son expert-comptable recevra un fichier constitué par e-factures à intégrer dans son logiciel comptable.

Il gagne ainsi beaucoup de temps pour faire la comptabilité de la société Paul & Cie.