« En matière de transformation numérique, un décalage existe entre les discours officiels et la réalité du terrain, estime d’emblée Denis Molho, coprésident de la commission « systèmes d’information » de la DFCG, membre du cercle Turgot et associé chez DME Performance. Alors que certains parlent à longueur de journée de l’avènement de l’intelligence artificielle et du big data, le retard dans les PME est souvent phénoménal : la dématérialisation des factures n’est opérationnelle que dans 50 % des petites structures, le reporting de gestion se fait encore la plupart du temps à coups de feuilles Excel et deux tiers des PME sont à la traîne dans l’automatisation de leurs transactions courantes. »

Face à ce constat, l’Association nationale des directeurs financiers et de contrôle de gestion (DFCG) publie un cahier technique pour donner l’envie, et les moyens, aux plus petites entreprises de se lancer dans un chantier devenu une question de survie. Revue de détails.

1. Bâtir un projet d’entreprise

Parce qu’elle touche tous les pans de l’organisation, aussi bien au niveau du business - refonte digitale des produits ou services, techniques de commercialisation, modes de production - que des process, la transformation numérique doit être considérée comme un projet d’entreprise. « Conduit sous l’autorité du directeur général, il sollicite l’ensemble des acteurs et doit disposer d’un budget significatif », préviennent les experts.

2. Mettre le client au centre de la stratégie

Longtemps nombriliste lorsqu’il s’agissait de revoir l’organisation de leurs processus internes, les entreprises doivent dorénavant les faire évoluer en fonction des demandes des clients et veiller à leur flexibilité pour qu’ils puissent s’adapter aux transformations de l’environnement économique. « Définir la cible en matière d’expérience client c’est : se comparer aux concurrents, évaluer le niveau de satisfaction et intégrer leurs attentes, et changer si besoin le site web ou portail qui constitue le premier interface de contact avec le client », assure le cahier technique.

Pour gérer l’avant-vente et la relation client, les entreprises ne doivent pas hésiter à piloter la force de vente avec beaucoup de fonctions automatiques, des tableaux de bord visibles sur smartphone et des calculs de prévisions de chiffre d’affaires.

3. Conjuguer efficacité et réactivité pour les principaux processus

Pour fluidifier les transactions courantes et améliorer la production du reporting de gestion, les entreprises doivent « choisir quelques indicateurs de performance simples et compréhensibles, s’affranchir dans la mesure du possible du papier, des ressaisies et des tableaux intermédiaires et numériser les chaînes achats et ventes en intégrant automatiquement les factures fournisseurs et les écritures comptables afférentes », préconisent le groupe de travail. Ces chantiers auront alors plusieurs conséquences pratiques : le système d’information devra être revu, complété ou changé, tandis que la sécurisation de la facture et de l’archivage électroniques devra être garantie.

4. Impliquer les clients et les fournisseurs

Donner satisfaction aux parties prenantes suggère de connaître leurs attentes et, dans l’idéal, de co-construire le projet de transformation numérique avec eux. Avec les principaux clients et fournisseurs, les rédacteurs du cahier technique recommandent de mettre en place une connexion EDI pour les commandes ou les factures. « Il faut éviter les solutions spécifiques et favoriser les standards en prenant en compte l’environnement normatif », précisent-ils. Pour les tiers moins réguliers, « l’approche peut être plus simple et consister à la création d’une facture électronique intégrable automatiquement à partir d’un fichier structuré de données. »

5. Sécuriser le nouveau système

Afin d’éviter que la transformation numérique ne génère de nouveaux risques potentiellement mortifères, le système doit répondre aux canons de la cybersécurité. « La facture électronique peut être sécurisée par l’authentification d’un tiers de confiance et l’archivage électronique par un dispositif de scellement numérique », suggèrent les experts.

6. Se faire épauler

Avec un budget, des ressources et des compétences souvent limités pour mener à bien cette transformation, la PME doit éviter de rester seule. La facture ou l’archivage électronique pourront être sous-traités, quand l’installation des nouveaux progiciels nécessitera souvent une assistance maîtrise d’ouvrage.

7. Avoir une vision transverse

« Ce projet pouvant concerner plusieurs domaines métier, la vision transverse est obligatoire », met en garde le cahier technique. Le management doit donc s’impliquer dans ce processus de conduite du changement avec l’ensemble des utilisateurs informés. Les sponsors et personnes-clefs doivent aussi être associés aux ateliers de conception pour valider les solutions et participer aux choix et aux décisions.