HUB BUSINESS SOLUTIONS - e-factures

Fonctionnalités

Achats - gestion électronique de toutes vos factures fournisseurs et leur règlement

• Réception automatisée de vos factures fournisseurs sur HBS e-factures : nativement ou par e-mail sur une adresse dédiée – Reconnaissance des données si besoin,
• Instruction de la facture : intégration, acceptation, mise en paiement (totale ou partielle), gestion des pièces jointes et enregistrement automatiques des évènements constitutifs de la piste d'audit fiable,
• Préparation des fichiers de paiement SEPA-SCT et envoi vers votre banque,
• Tous les formats sont pris en compte : Factur-X¹, PDF simple, PDF intelligent, PDF Mixte, EDI, papier.

⁽¹⁾ Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé).

Ventes - devis et factures vers vos clients – délais de paiement

• Création, émission et suivi de vos devis personnalisés - envoyés automatiquement par e-mail ou sur le portail HBS e-factures,
• Transformation du devis en facture après acceptation - Pas de risque d’erreur,
• Création, émission et gestion de vos factures électroniques au format Factur-X¹, gestion des pièces jointes et enregistrement des évènements constitutifs de la piste d'audit fiable,
• Administration de votre base articles : produits et services,
• Détection de vos clients de la sphère publique et dépôt automatique de vos factures sur le portail Chorus Pro - récupération des statuts de traitement lorsqu’ils sont disponibles,

⁽¹⁾ Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé).

Contreparties - gérer mes clients et mes fournisseurs : entreprises, particuliers et sphère publique

• Gestion de vos référentiels contreparties : aide à la création avec le SIRET et la base Sirene,
• Traitements de masse possible grâce aux imports,
• Paramétrage spécifique à chaque contrepartie possible : moyens de paiement, canal d’émission,... et gestion des documents,
• Contrôle à la demande KYC (Know Your Customer) - KYS (vigilance fournisseur) - lutte contre les risques de fraude ou d'usurpation d'identité,
• Gestion des relations d’affaires entre abonnés sur HBS e-factures, partage automatique des documents, d’alertes.

Portail collaboratif et expérience utilisateur

• Partage en temps réel des factures, devis, pièces jointes et documents avec tous les acteurs de la chaîne : collaborateurs, contreparties, experts-comptables, centre de services partagés intégrant les statuts de traitement, le reste à payer,...,
• Accès à Épithète Contreparties pour vos clients et fournisseurs qui ne sont pas abonné à HBS e-factures, pour consulter leurs devis, leurs factures, et télécharger les documents que vous souhaitez mettre à leur disposition (KBis, CG,...),
• Solution modulaire : optez pour la digitalisation du processus que vous souhaitez : achats, ventes, relation avec votre expert-comptable,
• Prise en main simplifiée, paramétrage par défaut, et centre d’aide complet : FAQ, guide utilisateur et tutos.

Affectation des Factures – le lien vers votre comptabilité

• Paramétrage du plan de comptes,
• Préparation et validation de l'affectation des factures - avec fonction d’apprentissage,
• Export d'un fichier de données de factures pour intégration dans votre logiciel comptable – Factures fournisseurs et factures clients,
• Suivi analytique, prise en compte de 5 axes.

Ouverture du service et Abonnement

• Paramétrage des informations de votre société, de vos modules et options,
• Gestion de vos documents d’entreprise,
• Accès dédié à votre expert-comptable,
• Gestion des missions confiées à votre expert-comptable.

Avantages

ÉCHANGES SÉCURISÉS ET SIMPLIFIÉS

Les factures ne risquent plus de se perdre lors d’un envoi. Elles peuvent être partagées à tout moment et depuis n’importe quel endroit.

ADAPTATION PERMANENTE À LA RÉGLEMENTATION

Les évolutions réglementaires sont prises en compte dans Épithète e-factures, les abonnés au service en sont informés et en bénéficient immédiatement.

ARCHIVAGE EN LIGNE EFFICACE

Chaque facture peut être recherchée et retrouvée facilement et rapidement.

SOLUTION COLLABORATIVE

Des accès spécifiques pour les clients et fournisseurs (contreparties), même s’ils ne sont pas abonnés à Épithète e-factures.

RÉDUCTION DES COÛTS DE GESTION DES FACTURES

Via une optimisation de l’ensemble du processus de gestion. Et aussi : suppression des frais d’impression et d’affranchissement.

MEILLEUR SUIVI DES DÉLAIS DE RÈGLEMENT

Le suivi de la facturation en temps réel permet d’être plus vigilant sur les délais de paiement.